□冀中能源集团有限责任公司张书培
　　随着国有企业不断高速发展，企业内部机关部门作用越来越重要。国企办公室属于国有企业发展的综合服务机构，起着服务、协调、组织、督促、考核等作用，因此加强国企办公室的综合管理职能对促进国有企业工作效率，提高企业经济效益具有举足轻重的作用。本文结合企业实际，对办公室职能作用以及秘书素质进行深入探讨，为同行业提供参考价值。
　　一、扛起责任大旗，积极发挥内生动力作用
　　随着企业的业务不断发展，规模的扩大，组织结构的拓展也随之变化，企业的管理也越来越复杂，因此，办公室职能以及秘书职责作为企业领导与下属员工之间的连接者就变得格外重要，所以，办公室秘书应当处理好自己的本职工作。办公室秘书的工作主要包括：第一，在办公室领导的管理下做好自己的日常行政事务和秘书工作。第二，办公室秘书应当负责文件的起草、装订、派发、传递工作，要及时处理领导下发文件的签收与催办，之后再进行文件的回收、清退与销毁工作，文秘的工作涉及企业很多知识，因此秘书必须要做好保密工作。第三，做好会议记录工作。身为秘书应当紧跟领导的脚步，在领导开会时，秘书要在身边做好笔记，从而保证领导所说的重点可以真正得到落实。第四，做好来访的接待工作。在领导有事外出而出现来访者时，秘书必须要做好来访接待工作，对来访者时刻保持礼貌，让其等待领导的回来，或将来访的重点记录，等到领导回来时再对领导进行工作汇报。
　　二、加强内部培训，提高秘书综合能力
　　一个优秀的办公室秘书对于一个企业长期稳定发展具有重要推动作用，为了保证工作的顺利进行就要有足够的业务能力，办公室秘书应当成为领导安排工作的推动者，其次能时刻理解领导的工作意图，做好信息的收集工作，及时给领导提供信息，从而更好地帮助领导进行信息的处理，以推动企业的健康稳定高质量发展。企业还应当让秘书充分了解国家的各种政策和煤炭行业经济状况以及科学技术创新的发展方向，从而使其可以把握企业的运行状态。企业应当使办公室包括秘书在内的所有员工积极参与到工作中去，落实企业工作，提高管理水平。企业要不定期地组织人员展开业务能力培训，在培训的过程中注重办公室秘书的工作业务能力，观察秘书是否可以将理论应用于实际实践当中，从而提高办公室秘书的业务能力。通过培训提升个人综合能力素质，一是提升专业知识能力，从而可以应对各种工作当中出现的问题。二是提升个人高尚品德。身为领导身边最近的人，秘书必须要具备对人真诚、守口如瓶、实事求是、踏实肯干的品格，从而使领导可以放心的将工作交给他。三是秘书要有良好的智商与情商，秘书的工作一直是在各种人员之间充当“中间人”的作用，因此，这项工作需要秘书具有良好的交际能力，其要懂得如何与人拉近关系，如何建立深厚的友谊，从而便于领导开展工作。通过特聘专职秘书定向授课，使参与人员掌握了行文规则以及公文种类、拟制、写作、格式、办理和管理等知识，并共同探讨了当前文秘工作的新理念、新技能与新方向，从而有效提升了办公室秘书的工作能力与工作效率。
　　三、加强制度建设，提高制度落实力
煤炭企业办公室的工作相对复杂，因此办公室秘书的工作事项也十分繁琐，所以企业应当制定一套完善的企业办公室制度来进行管理和约束。企业应当加强制度的建设，并严格落实制度的执行工作，否则秘书的工作就会变得杂乱无序。企业在制定制度时要有一定的法律基础，并且制度要获得员工的认同，从而使办公室管理机制更加健全，办公室秘书的工作更加的规范化、科学化、标准化，以此提升企业的经济效益。同时，企业还要建立一个科学的奖惩机制，用奖励和处罚的方法提升员工竞争力，以此激发员工的工作积极性，使秘书可以充分认识工作的责任，从而有效地推进秘书整体工作。
　　综上所述，煤炭企业应当不断提高对办公室秘书的要求，在工作中，办公室秘书只有充分发挥自身的职能，才能保证领导的工作顺利开展，确保信息的传达与落实，使整个企业上下级之间紧密联系，从而提升国有企业的工作效率，提高企业的经济收益，为推动企业高质量发展做出应有的贡献。